REGULAMIN

Regulamin Międzynarodowej Interdyscyplinarnej Konferencji Naukowej SPINNAKER

Postanowienia ogólne

1.1 Organizatorem 2. edycji Międzynarodowej Interdyscyplinarnej Konferencji Naukowej SPINNAKER, nazywanej dalej Konferencją, jest Studenckie Koło Naukowe przy Klinice Chirurgii Wad Rozwojowych Dzieci i Traumatologii w Zabrzu Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach, Sekcja Żeglarska Klubu Uczelnianego Akademickiego Związku Sportowego Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz Akademicki Klub Żeglarski SUMmare.

1.2 Celem Konferencji jest stworzenie możliwości zaprezentowania własnych prac uczestników oraz zachęcenie do podnoszenia kwalifikacji z dziedziny medycyny i żeglarstwa. Konferencja ma stanowić pomost między światem medycyny i światem sportu – przede wszystkim żeglarstwa i alpinizmu.

1.3 Konferencja skierowana jest do studentów kierunków medycznych, absolwentów kierunków medycznych, doktorantów, pracowników akademickich uczelni medycznych oraz wszystkich zainteresowanych tematyką medycyny i sportu.

1.4 Konferencja odbędzie się w dniach 25-27.04.2025 r. na terenie Centrum Wypoczynku ODYS, Przystani Klubu Żeglarskiego HALNY nad Jeziorem Żywieckim i Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

1.5 Uczestnik ma obowiązek stosować się do regulaminów ośrodków oraz Uczelni, na terenie których odbywa się Konferencja.

1.6 Konferencja składa się z 3 równorzędnych części: Międzynarodowych Mistrzostw Szycia Chirurgicznego, Interdyscyplinarnego Forum Naukowego i Regat Żeglarskich w klasie Omega.

1.7 W trakcie Konferencji odbędą się wykłady i warsztaty o tematyce medycznej, wysokogórskiej oraz żeglarskiej.

1.8 Konferencja ma charakter międzynarodowy. Oficjalnymi językami Konferencji są język polski i angielski.

1.9 Przesłanie zgłoszenia opisanego w punkcie 2.1 jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu.

1.10 Szczegółowy plan Konferencji zostanie zamieszczony na:
a) Stronie internetowej: spinnaker.med-conf.org
b) Stronie Konferencji w serwisie Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=61550770179169
do dnia 20.03.2025 r.

1.11 Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie Konferencji.

2. Ogólne zasady uczestnictwa w konferencji

2.1 W celu wzięcia udziału w Konferencji każdy Uczestnik ma obowiązek wypełnić formularz internetowy zamieszczony na stronie spinnaker.med-conf.org do dnia 09.03.2025r. Zgłoszenie musi przejść pomyślną weryfikację przez Organizatora. Ponadto jedynie liderzy zespołów wypełniają dodatkowo formularz zgłoszeniowy na daną część Konferencji.

2.2 Udział w konferencji jest bezpłatny. Za dodatkową opłatą istnieje możliwość skorzystania z wyżywienia, noclegu oraz wieczorów integracyjnych na terenie Centrum Wypoczynku ODYS.

2.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez uczestnika błędnych danych podczas zgłoszenia.

2.4 Każdy Uczestnik otrzyma identyfikator i certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

2.5 Podczas trwania Konferencji uczestnik ma prawo do korzystania z przestrzeni hotelowej i gastronomicznej Centrum Wypoczynku ODYS, terenu Przystani Klubu Żeglarskiego HALNY oraz Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

2.6 Podczas Konferencji przewidziane są krótkie quizy z nagrodami.

2.7 Organizator nagrodzi osoby najaktywniej promujące Konferencję i związaną z nią tematykę w social mediach. 

2.8 Dla zwycięzców poszczególnych części Konferencji przewidziane są nagrody.

2.9 Na zakończenie Konferencji zostanie przyznany tytuł SPINNAKER Champion dla uczestnika, który uzyska najlepszy wynik łącznie ze wszystkich trzech części Konferencji.

3. Zasady uczestnictwa w Międzynarodowych Mistrzostwach Szycia Chirurgicznego

3.1 Każdy Uczestnik chcący wziąć udział w Międzynarodowych Mistrzostwach Szycia Chirurgicznego ma obowiązek zapisać się przez formularz główny opisany w punkcie 2.1. Ponadto jedynie lider zespołu wypełnia formularz zgłoszeniowy na Międzynarodowe Mistrzostwa Szycia Chirurgicznego.

3.2 Czynnymi Uczestnikami tej części Konferencji mogą być jedynie studenci kierunków medycznych i osoby do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym.

3.3 Do zawodów przystępują czteroosobowe drużyny. W składzie każdej musi znaleźć się przynajmniej 3 studentów. Członkowie jednej drużyny mogą reprezentować różne uczelnie.

3.4 W Mistrzostwach weźmie udział maksymalnie 12 drużyn. O zapisie decydować będzie kolejność nadsyłania zgłoszeń, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji oraz drużyny stanowiące jedyną reprezentację danej uczelni na Międzynarodowych Mistrzostwach Szycia Chirurgicznego.

3.5 Mistrzostwa będą polegać na zespołowym wykonaniu 4 zadań praktycznych z dziedziny szycia chirurgicznego różnych specjalności zabiegowych oraz na części teoretycznej składającej się z 15 pytań z dziedziny chirurgii ogólnej. Drużyny będą oceniane za odpowiedni wybór nici, prawidłową technikę, szczelność i zaciśnięcie szwów, efekt estetyczny oraz wykonanie zadań w określonym limicie czasowym.

3.6 Na realizację zadań praktycznych przeznaczone jest 60 min. Za przekroczenie wskazanego czasu odejmowane są punkty (1 pkt za 2 minuty przekroczonego czasu). Na udzielenie odpowiedzi na pytania teoretyczne przeznaczone jest 20 min. Po sygnale oznaczającym koniec przeznaczonego czasu należy zakończyć rozwiązywanie testu.

3.7 Efekty pracy drużyn oceniać będzie Jury powołane przez Organizatora. Ocena zostanie dokonana zgodnie ze schematem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

3.8 Dla 3 najlepszych zespołów przewidziane są dyplomy oraz nagrody rzeczowe. Jeżeli w zawodach weźmie udział mniej niż 6 drużyn, to zostanie przyznane jedynie pierwsze miejsce i wyróżnienie.

3.9 Drużyny będą miały prawo wglądu do swojej karty oceny po zakończeniu zawodów.

3.10 Decyzja komisji w kwestii przyznanych punktów i zajętych miejsc jest ostateczna.

4. Zasady uczestnictwa w Interdyscyplinarnym Forum Naukowym

4.1 Każdy Uczestnik chcący wziąć udział w Interdyscyplinarnym Forum Naukowym ma obowiązek zapisać się przez formularz główny opisany w punkcie 2.1. Ponadto jedynie lider zespołu wypełnia formularz zgłoszeniowy na Interdyscyplinarne Forum Naukowe. Lider w formularzu zgłoszeniowym zamieszczę abstrakt w języku zgodnym z językiem, w którym praca zostanie wygłoszona (język polski lub język angielski).

4.2 Uczestnik ma prawo zgłosić pracę oryginalną (w tym: przeglądy systematyczne i metaanalizy, analizy materiału własnego) lub opis przypadku. Prezentacje opisów przypadku i prac oryginalnych w miarę możliwości odbędą się podczas osobnych sesji. Planowane są 2 sesje studenckie oraz 1 sesja absolwencka.

4.3 Abstrakt może składać się maksymalnie z 350 słów w języku zgodnym z językiem prezentacji. Abstrakt opisu przypadku powinien składać się z następujących elementów: wstęp, opis przypadku, wnioski; a pracy oryginalnej z – wstęp, cel badań, materiały i metody, wyniki, wnioski. Prace niespełniające powyższych kryteriów zostaną odrzucone.

4.4. Czynnymi Uczestnikami tej części Konferencji mogą być studenci kierunków medycznych, absolwenci kierunków medycznych, doktoranci, pracownicy akademiccy uczelni medycznych. W sesji studenckiej osobami wygłaszającymi pracę i biorącymi udział w dyskusji mogą być jedynie studenci kierunków medycznych i osoby do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym. W sesji absolwenckiej osobami wygłaszającymi pracę i biorącymi udział w dyskusji mogą być jedynie absolwenci kierunków medycznych, którzy ukończyli studia ponad rok wcześniej.

4.5. Praca może być przygotowana maksymalnie przez 4 osoby osoby (nie licząc opiekunów). Zespół może być reprezentowany podczas prezentacji przez 1 lub 2 osoby. W dyskusji biorą udział wszyscy autorzy pracy spełniający kryteria zamieszczone w punkcie 4.4.

4.6. Podczas forum zostanie przedstawionych maksymalnie 30 prac. O zapisie decydować będzie jakość merytoryczna abstraktu, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji oraz zespoły stanowiące jedyną reprezentację danej uczelni w Interdyscyplinarnym Forum Naukowym.

4.7. Interdyscyplinarne Forum Naukowe będzie polegać na wygłaszaniu prezentacji multimedialnej w formacie PowerPoint. Prezentacje te należy wysłać na wskazany przez Organizatora adres do 04.04.2025 r. Wymagane jest, aby pisemne treści podczas prezentacji były w języku angielskim, natomiast treść mówiona może być w języku polskim lub angielskim i pozostaje to bez wpływu na ocenę komisji.

4.8 Wystąpienie uczestnika może trwać maksymalnie 7 minut. Po wystąpieniu przewidziano trzy minutową dyskusję.

4.9 Organizator zapewnia sprzęt multimedialny niezbędny do zaprezentowania treści pracy, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne problemy techniczne.

4.10 Wartość naukową prac i sposób prezentacji oceniać będzie Komitet Naukowy powołany przez Organizatora. Ocena zostanie dokonana zgodnie ze schematem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

4.11 Dla autorów 3 najlepszych prac w każdej sesji przewidziane są dyplomy oraz nagrody rzeczowe. Przewidziana jest również nagroda dla najlepszego mówcy w każdej sesji, prezentującego swoją pracę w najciekawszy sposób. Jeżeli do Forum w danej sesji przystąpi mniej niż 6 zespołów, to zostanie przyznane tylko pierwsze miejsce i wyróżnienie.

4.12 Autorzy będą mieli prawo wglądu do swojej karty oceny po zakończeniu forum.

4.13 Decyzja komisji w kwestii przyznanych punktów i zajętych miejsc jest ostateczna.

5. Zasady uczestnictwa w Regatach Żeglarskich w klasie Omega.

5.1 Każdy Uczestnik chcący wziąć udział w Regatach Żeglarskich w klasie Omega ma obowiązek zapisać się przez formularz opisany w punkcie 2.1. Ponadto jedynie lider zespołu wypełnia formularz zgłoszeniowy na Regaty Żeglarskie w klasie Omega standard.

5.2 Czynnymi Uczestnikami tej części mogą być studenci kierunków medycznych, absolwenci kierunków medycznych, doktoranci, pracownicy akademiccy uczelni medycznych i inne osoby chcące wziąć udział w zawodach za zgodą Organizatora.

5.3 Do Regat przystępują trzyosobowe załogi. W składzie każdej musi znaleźć się przynajmniej 1 student lub osoba do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym. Sternik musi posiadać patent żeglarski.

5.4 W Regatach weźmie udział maksymalnie 15 załóg. O zapisie decydować będzie kolejność zgłoszeń, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji oraz załogi stanowiące jedyną reprezentację danej uczelni w Regatach Żeglarskich w klasie Omega standard.

5.5 Regaty odbywają się w klasie Omega systemem przesiadkowym.

5.6 Organizator zapewnia sprzęt niezbędny do wzięcia udziału w regatach – tj. jacht klasy Omega wraz z niezbędnym wyposażeniem oraz osobiste środki bezpieczeństwa. Uczestnicy regat mają obowiązek dbać o powierzony im sprzęt i korzystać z niego zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie ze sztuką żeglarską.

5.7 Za bezpieczeństwo i właściwe przeprowadzenie Regat odpowiada Sędzia wskazany przez Organizatora oraz ratownicy WOPR. Uczestnik jest zobowiązany do bezwzględnego wypełniania poleceń sędziego oraz ratowników podczas trwania Regat.

5.8 Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz Przepisów Regatowych Żeglarstwa na lata 2021-2024 wydanych przez organizację World Sailing dostępnych bezpłatnie na stronie Polskiego Związku Żeglarskiego oraz do rywalizowania w poszanowaniu drugiego człowieka. Uczestnik ma obowiązek stosować się do zasad etyki oraz dobrej praktyki żeglarskiej.

5.9 O szczegółach rozegrania Regat uczestnicy zostaną poinformowani przez sędziego w dniu zawodów.

5.10 Dla 3 najlepszych załóg przewidziane są dyplomy i nagrody rzeczowe. Jeżeli do Regat przystąpi mniej niż 7 załóg, to zostanie przyznane tylko pierwsze miejsce i wyróżnienie.

5.11 Załogi będą miały możliwość poproszenia Sędziego o uzasadnienie podjętych przez niego podczas regat decyzji po zakończeniu regat.

5.12 Wszystkie decyzje sędziego dotyczące Regat – w tym kolejność zajętych miejsc (po rozpatrzeniu ewentualnych protestów zawodników) – są ostateczne.

5.13 Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Regat w przypadku wystąpienia warunków pogodowych uniemożliwiających – w ocenie Organizatora – bezpieczne przeprowadzenie regat.

5.14 Podczas trwania Regat przy sprzyjających warunkach atmosferycznych będzie możliwość rekreacyjnego żeglowania jachtami klasy Omega i typu DZ ze sternikami zapewnionymi przez Organizatora. Zapisy na żeglowanie rekreacyjne będą prowadzone na miejscu. Decydować o zapisie będzie kolejność zgłoszeń.

 6. Warsztaty

6.1 Wszyscy uczestnicy Konferencji będą mogli wziąć udział w zajęciach warsztatowych, które będą odbywały się w godzinach wieczornych i nie będą kolidowały z pozostałymi częściami Konferencji.

6.2 Na Warsztaty obowiązywać będą osobne zapisy przez formularze, które zostaną zamieszczone  Stronie Konferencji w serwisie Facebook.

7. Rezygnacja z udziału w Konferencji

7.1 Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji, o czym musi niezwłocznie poinformować Organizatora drogą mailową w terminie nie późniejszym niż 11.04.2025 r.

8. Reklamacje i odwołania

8.1 Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane drogą mailową na adres e-mail spinnaker.conference@gmail.com

8.2 Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż 7 dni po zakończeniu konferencji.

8.3 Po upływie powyższego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

8.4 Decyzje Organizatora są ostateczne

9. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) informujemy, że:

9.1 Administratorem danych osobowych uczestnika Konferencji jest Organizator Międzynarodowej Konferencji Naukowej SPINNAKER opisany w punkcie 1.1.

9.2 Organizator zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych uczestnika w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

9.3 Dane osobowe w tym: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą wykorzystywane w następujących celach: rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia Konferencji, komunikowania się z uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, przygotowania niezbędnych dokumentów w tym certyfikatów uczestnictwa i identyfikatorów. Dane osobowe w postaci wizerunku będą wykorzystywane w celach promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę w portalach społecznościowych tj. Facebook, Instagram na profilach Organizatora.

9.4 Istnieje możliwość wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

9.5 Organizator może udostępnić dane osobowe podmiotom realizującym Konferencję oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa. Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez dostawcę mediów społecznościowych.

9.6 Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w punkcie 9.3, oraz przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji w sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa.

9.7 Uczestnik ma prawo do dostępu do treści swoich danych, do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym oraz do usunięcia, ograniczenia przetwarzania a także przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie przez uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w punkcie 9.3.

10. Postanowienia końcowe

10.1 Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

10.2 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

10.3 Organizator zapewnia sobie możliwość dokonania zmian w niniejszym regulaminie w dowolnym czasie.

10.4 Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 poz. 616).

10.5 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

10.6 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie szkody zarówno na terenie obiektów, w których prowadzą jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

10.7 Nadesłanie zgłoszenia uczestnictwa opisanego w punkcie 2.1 jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i koniecznością stosowania się do jego zapisów oraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych i zgodą na publikację wizerunku Uczestnika w mediach społecznościowych Organizatora. Niestosowanie się do zapisów Regulaminu może skutkować usunięciem z listy uczestników Konferencji.

10.8 Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.