REGULAMIN

1. Postanowienia ogólne

1.1 Organizatorem Międzynarodowej Konferencji Naukowej SPINNAKER, nazywanej dalej Konferencją, jest Studenckie Koło Naukowe przy Klinice Chirurgii Wad Rozwojowych Dzieci i Traumatologii w Zabrzu Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz Sekcja Żeglarska Klubu Uczelnianego Akademickiego Związku Sportowego Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

1.2 Celem Konferencji jest stworzenie możliwości zaprezentowania własnych prac uczestników oraz zachęcenie do podnoszenia kwalifikacji z dziedziny medycyny i żeglarstwa. Konferencja ma stanowić pomost między światem medycyny i światem sportu-żeglarstwa.

1.3 Konferencja skierowana jest do studentów kierunków medycznych, absolwentów maksymalnie rok po zakończeniu studiów na kierunku medycznym, uczestników szkoły doktorskiej w dyscyplinie nauk medycznych oraz pracowników akademickich uczelni medycznych.

1.4 Konferencja odbędzie się w dniach 26-28.04.2024 r. na terenie Centrum Wypoczynku Odys oraz Przystani Klubu Żeglarskiego Halny nad Jeziorem Żywieckim.

1.5 Uczestnik ma obowiązek stosować się do regulaminów ośrodków, na terenie których odbywa się Konferencja.

1.6 Konferencja składa się z 3 równorzędnych części: zawodów szycia chirurgicznego, forum naukowego i regat żeglarskich.

1.7 W trakcie Konferencji odbędą się wykłady i warsztaty przedmiotowe o tematyce medycznej oraz żeglarskiej.

1.8 Konferencja ma charakter międzynarodowy i odbywa się w języku polskim i angielskim.

1.9 Przesłanie zgłoszenia opisanego w punkcie 2.1 jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu.

1.10 Szczegółowy plan Konferencji zostanie zamieszczony na stronie internetowej spinnaker.med-conf.org oraz na stronie Konferencji w serwisie Facebook https://www.facebook.com/profile.php?id=61550770179169 do dnia 20.03.2024 r.

1.11 Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie Konferencji.

2. Ogólne zasady uczestnictwa w konferencji

2.1 W celu wzięcia udziału w Konferencji Uczestnik ma obowiązek wypełnić formularz internetowy zamieszczony na stronie spinnaker.med-conf.org do dnia 20.03.2024 r. Zgłoszenie musi przejść pomyślną weryfikację przez Organizatora.

2.2 W formularzu opisanym w punkcie 2.1 osoba zgłaszająca się na Konferencję będzie deklarowała chęć aktywnego uczestnictwa w każdej z jej części z osobna (tj. w zawodach szycia chirurgicznego, w forum naukowym, w regatach żeglarskich) lub chęć uczestnictwa bez aktywnego udziału. Po wysłaniu zgłoszenia osoba ta otrzyma na wskazany przez siebie adres e-mail wiadomość z informacją o kwalifikacji lub jej braku i wytycznymi dalszego postępowania.

2.3 Udział w konferencji jest bezpłatny.

2.4 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez uczestnika błędnych danych podczas zgłoszenia.

2.5 Każdy Uczestnik otrzyma identyfikator i certyfikat uczestnictwa w Konferencji zawierający, jeśli dotyczy, informację o jego aktywnym udziale w poszczególnych częściach wydarzenia.

2.6 Podczas trwania Konferencji uczestnik ma prawo do korzystania z przestrzeni hotelowej i gastronomicznej Centrum Wypoczynku Odys oraz terenu Przystani Klubu Żeglarskiego Halny.

2.7 Podczas Konferencji przewidziane są krótkie quizy z nagrodami.

2.8 Organizator nagrodzi osoby najaktywniej promujące Konferencję i związaną z nią tematykę w social mediach.

2.9 Dla zwycięzców poszczególnych części Konferencji przewidziane są nagrody.

2.10 Na zakończenie Konferencji zostanie przyznany tytuł SPINNAKER Champion dla uczestnika, który uzyskał najlepszy wynik łącznie ze wszystkich 3 części Konferencji.

3. Zasady uczestnictwa w zawodach szycia chirurgicznego

3.1 Uczestnik chcący wziąć udział w zawodach szycia chirurgicznego ma obowiązek zapisać się przez formularz opisany w punkcie 2.1.

3.2 Uczestnikami tej części mogą być studenci kierunków medycznych i osoby do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym.

3.3 Do zawodów przystępują czteroosobowe drużyny. W składzie każdej musi znaleźć się przynajmniej 2 studentów. Wszyscy członkowie drużyny muszą reprezentować jedną uczelnię.

3.4 W zawodach weźmie udział maksymalnie 12 drużyn, w tym maksymalnie 3 drużyny z jednej uczelni. O zapisie decydować będzie kolejność nadesłania zgłoszeń, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji.

3.5 Zawody będą polegać na zespołowym wykonaniu 4 zadań praktycznych z dziedziny szycia chirurgicznego oraz na odpowiedzeniu na pytania teoretyczne. Drużyny będą oceniane za odpowiedni wybór nici, prawidłową technikę, szczelność i zaciśnięcie szwów, efekt estetyczny oraz nieprzekroczenie dopuszczalnego czasu wykonania zadania.

3.6 Efekty pracy drużyn oceniać będzie komisja powołana przez Organizatora. Ocena zostanie dokonana zgonie ze schematem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

3.7 Dla 3 najlepszych zespołów przewidziane są dyplomy oraz nagrody rzeczowe. Jeżeli do zawodów przystąpi mniej niż 6 drużyn, to zostanie przyznane tylko pierwsze miejsce i wyróżnienie.

3.8 Drużyny będą miały prawo wyglądu do swojej karty oceny po zakończeniu zawodów.

3.9 Decyzja komisji w kwestii przyznanych punktów i zajętych miejsc jest ostateczna.

4. Zasady uczestnictwa w forum naukowym

4.1 Uczestnik chcący wziąć udział w forum naukowym ma obowiązek zapisać się przez formularz opisany w punkcie 2.1. Po otrzymaniu mailowo informacji zwrotnej od Organizatora jeden z Autorów pracy (pierwszy autor) przesyła Organizatorowi listę wszystkich Autorów, opiekunów, tytuł pracy i abstrakt w tym samym języku co język prezentacji w czasie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia otrzymania maila.

4.2 Uczestnik ma prawo zgłosić pracę oryginalną (w tym: przeglądy systematyczne i metaanalizy, analizy materiału własnego) lub opis przypadku. Prezentacje opisów przypadku i prac oryginalnych w miarę możliwości odbędą się podczas osobnych sesji.

4.3 Abstrakt może składać się maksymalnie z 350 słów w języku zgodnym z językiem prezentacji. Abstrakt opisu przypadku powinien składać się z następujących elementów: wstęp, opis przypadku, wnioski; a pracy oryginalnej z – wstęp, cel badań, materiały i metody, wyniki, wnioski.

4.4 Uczestnikami tej części mogą być studenci kierunków medycznych i osoby do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym (jako prezentujący) oraz słuchacze szkoły doktorskiej w dyscyplinie nauk medycznych i pracownicy akademiccy uczelni medycznych (jako opiekunowie).

4.5 Praca może być przygotowana maksymalnie przez 3 osoby (nie licząc opiekunów). Zespół może być reprezentowany podczas prezentacji przez jedną lub 2 osoby. W dyskusji biorą udział wszyscy autorzy pracy z wyłączeniem opiekunów. Wszyscy autorzy muszą reprezentować jedną uczelnię oraz wypełnić formularz opisany w punkcie 2.1.

4.6 Podczas forum zostanie przedstawionych maksymalnie 30 prac, w tym maksymalnie 3 prace przygotowane przez członków jednego koła naukowego. O zapisie decydować będzie jakość merytoryczna abstraktu, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji.

4.7 Forum naukowe będzie polegać na wygłaszaniu prezentacji multimedialnej w formacie PowerPoint. Prezentacje te należy wysłać na wskazany przez Organizatora adres do 12.04.2024 r. Wymagane jest, aby pisemne treści podczas prezentacji były w języku angielskim, natomiast treść mówiona może być w języku polskim lub angielskim i pozostaje to bez wpływu na ocenę komisji.

4.8 Wystąpienie uczestnika może trwać maksymalnie 7 minut. Po wystąpieniu przewidziano około trzyminutową dyskusję.

4.9 Organizator zapewnia sprzęt multimedialny niezbędny do zaprezentowania treści pracy, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne problemy techniczne.

4.10 Wartość naukową prac i sposób prezentacji oceniać będzie komisja powołana przez Organizatora. Ocena zostanie dokonana zgodnie ze schematem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

4.11 Dla autorów 3 najlepszych prac w każdej sesji przewidziane są dyplomy oraz nagrody rzeczowe. Przewidziana jest również nagroda dla najlepszego mówcy w każdej sesji, prezentującego swoją pracę w najciekawszy sposób. Jeżeli do forum w danej sesji przystąpi mniej niż 5 drużyn, to zostanie przyznane tylko pierwsze miejsce i wyróżnienie.

4.12 Autorzy będą mieli prawo wyglądu do swojej karty oceny po zakończeniu forum.

4.13 Decyzja komisji w kwestii przyznanych punktów i zajętych miejsc jest ostateczna.

5. Zasady uczestnictwa w regatach

5.1 Uczestnik chcący wziąć udział w regatach ma obowiązek zapisać się przez formularz opisany w punkcie 2.1.

5.2 Uczestnikami tej części mogą być studenci kierunków medycznych i osoby do roku od ukończenia studiów na kierunku medycznym, słuchacze szkoły doktorskiej w dyscyplinie nauk medycznych oraz pracownicy akademiccy uczelni medycznych.

5.3 Do regat przystępują trzyosobowe załogi. W składzie każdej musi znaleźć się przynajmniej 1 student. Wszyscy załoganci muszą reprezentować jedną uczelnię. Po otrzymaniu maila od Organizatora jeden załogant (skiper) podaje skład załogi. Skiper musi posiadać patent żeglarski.

5.4 W regatach weźmie udział maksymalnie 15 załóg, w tym maksymalnie 3 załogi z jednej uczelni. O zapisie decydować będzie kolejność zgłoszeń, jednak priorytet zapisów będą mieli uczestnicy biorący udział również w pozostałych częściach Konferencji.

5.5 Regaty odbywają się w kasie OMEGA standard systemem przesiadkowym.

5.6 Organizator zapewnia sprzęt niezbędny do wzięcia udziału w regatach – tj. jacht klasy OMEGA wraz z niezbędnym wyposażeniem oraz osobiste środki bezpieczeństwa. Uczestnicy regat mają obowiązek dbać o powierzony im sprzęt i korzystać z niego zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie ze sztuką żeglarską.

5.7 Za bezpieczeństwo i właściwe przeprowadzenie regat odpowiada sędzia wskazany przez Organizatora oraz ratownicy WOPR. Uczestnik jest zobowiązany do bezwzględnego wypełniania poleceń sędziego podczas trwania regat.

5.8 Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz Przepisów Regatowych Żeglarstwa na lata 2021-2024 wydanych przez organizację World Sailing dostępnych bezpłatnie na stronie Polskiego Związku Żeglarskiego oraz do rywalizowania w poszanowaniu drugiego człowieka. Uczestnik ma obowiązek stosować się do zasad etyki oraz dobrej praktyki żeglarskiej.

5.9 O szczegółach rozegrania regat uczestnicy zostaną poinformowani przez sędziego w dniu zawodów.

5.10 Dla 3 najlepszych załóg przewidziane są dyplomy i nagrody rzeczowe. Jeżeli do regat  przystąpi mniej niż 7 załóg, to zostanie przyznane tylko pierwsze miejsce i wyróżnienie.

5.11 Załogi będą miały możliwość poproszenia sędziego o uzasadnienie podjętych przez niego podczas regat decyzji po zakończeniu regat.

5.12 Wszystkie decyzje sędziego dotyczące regat – w tym kolejność zajętych miejsc (po rozpatrzeniu ewentualnych protestów zawodników) – są ostateczne.

5.13 Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania regat w przypadku wystąpienia warunków pogodowych uniemożliwiających – w ocenie Organizatora – bezpieczne przeprowadzenie regat.

5.14 Podczas trwania regat przy sprzyjających warunkach atmosferycznych będzie możliwość rekreacyjnego żeglowania jachtami typu OMEGA i typu DZ ze sternikami zapewnionymi przez Organizatora. Zapisy na żeglowanie rekreacyjne będą prowadzone na miejscu. Decydować o zapisie będzie kolejność zgłoszeń.

6. Warsztaty

6.1 Wszyscy uczestnicy Konferencji będą mogli wziąć udział w zajęciach warsztatowych, które będą odbywały się w godzinach wieczornych i nie będą kolidowały z pozostałymi częściami Konferencji.

6.2 Na czas warsztatów Organizator podzieli uczestników na grupy liczące około 20 osób, uwzględniając ich znajomość języka polskiego lub angielskiego.

7. Rezygnacja z udziału w konferencji

7.1 Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w konferencji, o czym musi niezwłocznie poinformować Organizatora drogą mailową w terminie nie późniejszym niż 19.04.2024 r.

8. Reklamacje i odwołania

8.1 Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane osobiście w trakcie Konferencji lub drogą mailową na adres e mail spinnaker.conference@gmail,com

8.2 Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż 14 dni po zakończeniu konferencji.

8.3 Po upływie powyższego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

8.4 Decyzje komisji oraz sędziego są ostateczne.

9. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) informujemy, że:

9.1 Administratorem danych osobowych uczestnika Konferencji jest Organizator Konferencji Naukowej SPINNAKER opisany w punkcie 1.1.

9.2 Organizator zobowiązuje się do przechowywania danych osobowych uczestnika w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

9.3 Dane osobowe w tym: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą wykorzystywane w następujących celach: rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia Konferencji, komunikowania się z uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, przygotowania niezbędnych dokumentów w tym certyfikatów uczestnictwa i identyfikatorów. Dane osobowe w postaci wizerunku będą wykorzystywane w celach promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę w portalach społecznościowych tj. Facebook, Instagram na profilach Organizatora.

9.4 Istnieje możliwość wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

9.5 Organizator może udostępnić dane osobowe podmiotom realizującym Konferencję oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa. Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez dostawcę mediów społecznościowych.

9.6 Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w punkcie 9.3, oraz przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji w sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa.

9.7 Uczestnik ma prawo do dostępu do treści swoich danych, do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym oraz do usunięcia, ograniczenia przetwarzania a także przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie przez uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w punkcie 9.3.

10. Postanowienia końcowe

10.1 Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

10.2 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

10.3 Organizator zapewnia sobie możliwość dokonania zmian w niniejszym regulaminie w dowolnym czasie.

10.4 Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 poz. 616).

10.5 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

10.6 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie szkody zarówno na terenie obiektów, w których prowadzą jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

10.7 Nadesłanie zgłoszenia uczestnictwa opisanego w punkcie 2.1 jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i koniecznością stosowania się do jego zapisów oraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych i zgodą na publikację wizerunku Uczestnika w mediach społecznościowych Organizatora. Niestosowanie się do zapisów Regulaminu może skutkować usunięciem z listy uczestników Konferencji.

10.8 Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.